9 Şubat Genel Toplantı Notları

Toplantı Notları
Tarih ve Saat: 9 Şubat 2014- 13:00-15:30
Yer: Anadolu Araştırma Merkezi, Çankaya/Ankara
Katılımcılar: Özgür, Senem, Sinem, Cem, Ulaş, Hatice, Burcu, Ayşegül, Duygu, Türkan, Deniz, Sultan, Cemal, Nazım, Özlem, Gül, Gonca.

Toplantı Gündemi:

  • Kooperatif kurma ve ihale süreci- İhale tavan fiyatı
  • İhaleyi alırsak yapılacaklar
    • Tanıtım ve kooperatif üyelik çalışmaları
    • Finans (tadilat, fizibilite vb. çalışmaları)
    • Sponsor  ve hibe desteklerinin araştırılması
    • BBOM Ankara Şubesinin açılması
  • İhaleyi alamazsak yapılacaklar
    • Yeni kiralama seçeneklerinin değerlendirilmesi
    • BBOM Ankara Şubesinin açılması
    • Proje yazılması
    • Kooperatif tanıtımı ve 8 Şubat Oyun Grubu toplantısında değerlendirilen etkinlikler (takas şenliği, ağaç gezisi, vb.)
  • Mali müşavir konusu

Kooperatif kurma ve ihale süreci- İhale tavan fiyatı

İhale süreci ile ilgili bir dizi soruyu Deniz toplantı öncesi belirlemişti. Bu sorular üzerinden tek tek gidildi ve yenileri de eklenerek detaylı değerlendirildi. Deniz, aşağıdaki soruları, yarın sorup cevaplarına göre grubu bilgilendirme işini üstlendi. Cevap beklenen sorular şunlar:

  1. İhaleye teklif vermek için kaç kişilik bir temsilci grubu gönderebiliriz? Her katılımcı tüzel kişiliğin tek kişi ile temsil edilme zorunluluğu var mı? Birden çok kişi katılabilir miyiz?
  2.  İhalaye teklif vermek için gelecek kişi ya da kişilerin ünvanı ile ilgili bir zorunluluk var mı? Ör: Kooperatif YK üyesi ya da başkanı olması gerekir vs gibi.
  3. Teklif mektubunun standart bir şekli ya da örneği var mıdır? Yoksa her katılımcı kendisi mi belirliyor şeklini ve içeriğini?
  4. Kira sözleşmesi için verilecek teklifin bazı aylık mı, yıllık mı olmalı?
  5. Geçici teminat tutarı hangi hesaba, ne zamana kadar yatırılmalı? (Geçici teminat için gereken meblağ Deniz’ e teslim edildi.)
  6. İhalenin kazanılması durumunda kira bedelleri peşin mi yoksa biten ay için sonradan mı yatırılacak?
  7. İkametgah sahibinin olduğuna dair belge gerekli mi?
  8. Noter tasdikli vekaletname gerekiyor mu?
  9. İhale şartnamesinin her sayfasının imzalanması gerekiyor mu? Kimler imzalayabilir?
  10.  Sözleşmenin imzalanmasından sonra kiracının cayması söz konusu olursa sorumluluk ve cezai durumlar nelerdir?
  11. İhaleye kooperatif üyesini girmesi ve ihaleyi alması durumunda, sonrasında tesisi üye olduğu Kooperatife kullandırabiliyor mu?
  12. Ticaret Odası belgesi sonradan tamamlanabilir mi?
  13. İhale için Kooperatif Daire Başkanlığı’ ndan alınacak onay yazısı yeterli mi?

Tüm resmi evrağın Salı gününe kadar hazırlanacak şekilde hareket edilmesine karar verildi. ATO’ ya başvuru yapılırken verilen tarih ve yazı nosunun alınması önerildi.

İhalenin alınması durumunda kiranın sadece koopertatif kurucu üyelerinin sorumluluğunda olmadığı bir kere daha vurgulandı. Toplantıda hazır bulunan herkesin kooperatife hızlıca üye olmasına ve kira ve masrafların ortaklaşa karşılanmasına karar verildi. Teklif edilecek tavan ihale bedeline hep birlikte karar verildi.  Maximum bedel üzerinden ihalenin kazanılması durumunda sözleşme imzalanma süresine kadar yeniden değerlendirme yapılması kararlaştırıldı.

İhaleyi alırsak yapılacaklar

**Tanıtım ve kooperatif üyelik çalışmaları: Kooperatif üye sayısının önemi konuşuldu. Sayının fazla olmasının gruba katacağı motivasyon, prestij ve enerjiden bahsedildi. Bu konuda maximum çaba harcanarak üye sayısı artırılacak. Kurumsal kimlik güçlendirilecek. İhalenin alınması ile birlikte oluşan ve oluşacak tüm masraflar değerlendirilerek “Kooperatif Giriş Aidat Bedeli”, ilk resmi kooperatif toplantısı sonrası netleştirilip duyurulacak. Bu bedelin belirlenmesine kadar geçen sürede Kooperatife maddi destekte bulunan kişilerin yapacakları harcamaların üyelik aşamasında ödenmesi gereken aidat bedelinden mahsup edilmesine karar verildi. Ulaş, kooperatifçilik konusunda uzman bir tanıdığının BBOM Ankara ekibine bir eğitim vermesi konusunda görüşüp bilgi verebileceğini söyledi. Ulaş’ ın verdiği bilgiye göre duyuru yapılacak.

Planlanan yeni tanıtım toplantısı için, Tunalı Otel in Mart ayında uygun olduğu bilgisini Sinem paylaştı. İhale sonrası acil olarak bu etkinlik organize edilecek.

** Finans (tadilat, fizibilite vb. çalışmaları): Tadilat ve tamirat çalışmalarına acilen başlanacak. Gönüllüler içinden mimar, inşaat mühendisi ve müteahhit olanlar ve/veya tanıdıkları olanlarla acil iletişime geçilecek. Okul “Özel Okul Yönetmeliğine” uygun hale getirilecek.

** Sponsor ve hibe desteklerinin araştırılması: Maddi ve ayni yardım çağrıları yapılacak. Sponsor dosyası güncellenerek görüşmeler yapılacak. Okulun getirilmesi gereken son halinin simülasyonu hazırlanarak dosyaya eklenecek.

** BBOM Ankara Şubesinin açılması: Bu konu ihale süreci öncesinde de vardı. Proje başvuruları için bir tüzel kişilik olması şart. Bir kısmı için Kooperatif kullanılacak. Ama, Mart 2014 son tarihli, Kalkınma Ajansı projesine başvurabilmek  için koşullardan biri,  en az 3 aydır faaliyette bulunuyor olmak. Bu nedenle Derneğin Ankara Şubesini açıp bu şekilde başvurmak tek seçenek. BBOM Derneğinde tüzük değişikliği yapılıp Şube açabilmesi sağlandıktan sonra tüm üyelerin 2/3’ünün olurunun alınması gerekiyor. Dernek genel kurul çağrısı yaptıktan sonra toplantı için kalan 15 günlük süre içinde 172 üyenin tek tek aranması ve desteklerinin istenmesi planlanıyor.

İhaleyi alamazsak yapılacaklar

**Yeni kiralama seçenekleri araştırılacak. Uygun mekanlar değerlendirmeye alınacak.

** BBOM Ankara Şubesinin açılması: Yukarda özetlenen durumunun aynısı ihalenin alınamaması durumunda da geçerli olacak.

** Proje yazılması: Önümüzdeki muhtemel projeler değerlendirilerek yazım işlerine hız verilecek. Proje gurubu desteklenecek.

** Kooperatif tanıtımı ve 8 Şubat Oyun Grubu toplantısında değerlendirilen etkinlikler (takas şenliği, ağaç gezisi, vb.): 8 Şubat 2014 Oyun Grubu, Tanıtım Toplantısında alınan kararlar aynen geçerli olacak. Yeni fikirlerle etkinlikler çeşitlendirilebilir.

Mart 2014 etkinlikleri–>

1. Tanıtım Toplantısı:

2. Takas Şenliği: Her ayın ilk Pazar günü düzenlenen Ayrancı Antika Pazarında yer ayarlanarak Takas Şenliği (kıyafet, oyuncak, vb takası) düzenlenecek. Bu etkinlikte kooperatif ve dernek tanıtımı yapılacak. Bu etkinlik, duruma göre Nisan ayının ilk pazarına da kaydırılabilir (ihale sonucuna ve tanıtım organizasyonuna bağlı olarak).

Nisan 2014 etkinlikleri–>

1. Ağaç Gezisi: Mevsim koşulları da değerlendirilerek Nisan ayının son haftalarında ya da Mayıs ayı başında, Dikmen Vadisi ya da benzeri bir mekanda, bir gönüllümüz rehberliğinde, çocuklarımızla birlikte Ağaç Gezisi turu düzenlenecek. Bunun gibi bir etkinlikte katılımcı sayısının sınırlı olması gerekliliğinden (en fazla 20 kişi ile en keyifli turu yapmak mümkünmüş) ,  talebe göre bu etkinliğin sonraki hafta sonlarında tekrarlanması sağlanacak.

Mali müşavir konusu

Bu konuda mutlaka kooperatif işlemleri bilen bir uzmandan profesyonel bir hizmet alınmasına karar verildi. Türkan bu konuda destek olabilecek bir tanıdığı olduğunu söyledi. Pazartesi akşamına kadar dönüş olmazsa Berna’ nın gruba yazdığı mailde bahsettiği Erdinç Tosun’ un iletişim bilgileri üzerinden irtibata geçilecek. Mail grubundan Köksal beye de mail atıldı ama henüz dönüşü olmadı. Konunun Salı günü netleştirilmesine karar verildi.

Son olarak, bundan sonra tüm toplantıların tam zamanında başlaması sağlanacak. Geç gelen ve sonradan toplantıya dahil olanlar gündemi katıldıkları an itibariyle takip edebilecekler.

Çarşamba için hepimize bol şans ve kolaylıklar.